Privacybeleid

Het Zeekadetkorps Lemmer verwerkt persoonsgegevens. Hierover willen wij je graag duidelijk en transparant informeren.

Dit document geldt voor zeekadetten, korpsleden en vrijwilligers en deze worden gezamenlijk genoemd als Lid of Leden in de tekst.

Privacystatement
In het privacystatement geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Zeekadetkorps Lemmer. De laatste versie van het privacystatement is altijd terug te vinden op de website www.zkklemmer.nl/privacybeleid

Zeekadet registratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een gesprek met de ouder(s)/verzorger(s) én de adspirant zeekadet aan boord van de Roermond (tenzij anders afgeproken). De gegevens worden door de Commandant bewaard in een bestand op een beveiligde lokatie. De commandant en de eerste officier van het korps en de voorzitter, penningmeester en secretaris van het Bestuur hebben inzage in het bestand.

Korpslid en vrijwilligers registratie
De korpslidregistratie verloopt via een gesprek aan boord van de Roermond (tenzij anders afgeproken). De gegevens worden door de Commandant bewaard in een bestand op een beveiligde lokatie. De commandant en de eerste officier van het korps en de voorzitter, penningmeester en secretaris van het Bestuur hebben inzage in het bestand.

Medisch formulier activiteiten en kampen
Het Zeekadetkorps Lemmer hecht veel waarde aan een veilige omgeving aan boord van het korpsschip, de kleine vaartuigen en binnen de activiteiten die het Zeekadetkorps Lemmer voor haar Leden organiseert. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om medische hulp te (be)zoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een normale korps zaterdag, zoals een kamp of overnachting, noodzakelijk dat de leiding van het korps beschikt over informatie over de gezondheid van de Leden. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een medisch formulier / vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door (de ouder(s)/verzorger(s) van) de Leden. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor de leiding. De formulieren worden niet digitaal geregistreerd. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie korpsdag
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van het korps op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Het Zeekadetkorps Lemmer mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst (ouder(s)/verzorger(s) van) de Leden bij het aanmelden van het Lid op het belang van het verstrekken van de juiste informatie aan de leiding van het korps. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van (de ouder(s)/verzorger(s) van) de Leden.

Registratie kampen en activiteiten
Voor kampen en activiteiten wordt gebruik gemaakt van een deelnameformulier. De formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor de leiding van het korps. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen Leden een formulier en/of een machtiging in. Deze documenten worden alleen door de penningmeester van het korps beheerd zolang de betrokkene Lid is van het Zeekadetkorps Lemmer. Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt de machtiging ingetrokken en vernietigd.

Contactlijsten
Het Zeekadetkorps Lemmer heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van de Leden en indien noodzakelijk ouder(s)/verzorger(s). In geval van nood kan de leiding zodoende (ouder(s)/verzorger(s) van) de Leden bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van het korps en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na beëindigen van het lidmaatschap vernietigd.

Online media
Het Zeekadetkorps Lemmer kan gebruik maken van een e-mail nieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle Leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij het aanmelden als Lid. Er is een mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.zkklemmer.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal
Het Zeekadetkorps Lemmer maakt foto’s en video’s van de diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van het Zeekadetkorps Lemmer als herinnering en voor mogelijke plaatsing in een Facebook bericht. Bij de aanmelding als Lid wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende Lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van het Zeekadetkorps Lemmer is terug te vinden via www.zkklemmer.nl/privacybeleid en op te vragen via de secretaris van het Bestuur.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’  gemeld bij het Zeekadetkorps Nederland via privacy@zkk.nl. Na melding van een datalek heeft het Zeekadetkorps Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat Leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert het Zeekadetkorps Lemmer binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris. Conform het privacybeleid van het Zeekadetkorps Nederland wordt dit verzoek in behandeling genomen.